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关于做好2016届各类毕业班合影照采集及归档工作的通知

作者:佚名      文章来源:本站原创      点击数:    更新时间:2016-04-26

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校属各教学单位、研究机构:

为进一步规范毕业班合影采集及归档工作,依据《云南省高等学校学籍档案管理办法》、《云南省数码照片管理办法(试行)》和《云南财经大学档案管理办法》,档案馆定于2016415日至630日开展2016届毕业班合影照采集及归档工作,现将有关事宜通如下:

一、采集对象

毕业班合影照采集对象为学校2016届全日制本科毕业生及研究生毕业生。

二、采集要求

1.为确保拍摄秩序,学院应明确负责人做好采集期间的组织管理工作,准时到约定地点拍摄。

2.学生着装由各学院自行确定,可着学位服或便装。着学位服时,学位袍、垂布、流苏颜色符合毕业生所获学位、学科要求。内衣应着白色或浅色衬衫,男士系领带,女士可扎领结;男士着深色裤子,女士着深色裤子或深、素色裙子;着深色皮鞋。

3。因天气原因造成当日不能拍摄的,将另行安排时间补拍。具体补拍时间由档案馆统筹后安排。

4。拍摄结束后,联系人要配合档案馆完善相关信息,确定冲洗数量,费用自理。

三、归档要求

档案馆负责采集的,学院提供照片文字说明(见附件1),由档案馆完成归档工作。

学院负责采集的,归档要求如下:

(一)归档照片要求

1。毕业合影照应以班级(研究生毕业生以专业)为单位拍摄。照片正上方合适位置以微软小标宋二号字体标注:“云南财经大学X学院2016X专业(或X班)毕业合影”,以微软小标宋小三号标注拍摄时间,:2016.06.01。  

2。照片应保持其原始性,不得进行换底、加减人员等过度处理。

3.同时归档纸质照片和与纸质照片完全一致的电子版文件各一份,并附word版文字说明。

4.纸质照片应为冲洗片,照片背面附文字说明,并做封塑处理。根据参加拍摄人员数量,可选择以下三种照片尺寸。

毕业班合影照冲洗规格对照表

规格

人数

8in×6in

19人以下

12in×6in

20人至69

14in×6in

70以上

5.照片文字应注明照片名称、拍摄地点、合影人员姓名等。用word按照片尺寸进行排版打印,粘附在对应合影照片背面。老师和领导应在其姓名后注明职务。未参与拍摄的同班人员应注明其姓名,不得做合成处理。

6.电子照片应提供与纸质照片保持完全一致的JPG格式电子文件,不低于3600×1800像素。

(二)立卷要求

1.组卷:毕业生合影照片按学院、年度、学历层次进行组卷。同一学院,同一年度,同一学历层次组一卷。档案按照《云南财经大学各类档案归档范围和保管期限》进行分类编号。

2。归档份数:照片、照片文字说明(见附件1及其电子版各归一份,并保持电子版与纸质完全一致。

3.以学院为单位填写《毕业生合影照片移交清单》,用A4纸打印一式两份,移交时经接收人验收签字后,双方各留存一份(见附件2)。

4.归档时间:2016710日前移交档案馆。

四、注意事项

1.各教学单位分管学生工作的负责人在620日前确定本学院毕业班合影照采集时间,与档案馆预约。预约时,需提供拍摄地点、参加拍摄人数、联系人姓名、电话和QQ等信息。

2。学校专硕、函授、夜大或其他毕业班根据具体情况与档案馆预约。

3。档案馆联系电话:6513205013888421974QQ269106026,王老师。

 

附件:1.毕业班合影照片文字说明(样式)

2.学院毕业班合影照片移交清单

 

 

 

                          档案馆

       201646

 

 

 

 


 

附件1

毕业班合影照片文字说明(样式)

 

云南财经大学XX学院XXXX专业(或X班)毕业合影

 

拍摄地点:XXXXX

从左至右

第五排

张某

 

 

 

 

 

 

 

 

第四排

王某

 

 

 

 

 

 

 

 

第三排

李某

 

 

 

 

 

 

 

 

第二排

赵某

 

 

 

 

 

 

 

 

第一排

刘某(院长)

 

 

 

 

 

 

 

 

未参加拍照的毕业生:张某某 李某某  (如无,可省略此项)

 

 

 

 


 

附件2

            学院毕业班合影照片移交清单

件号

题名

摄影时间

摄影地点

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

移交单位(盖章):             接收单位:档案馆

移交人:                       接收人:        

移交时间:2016    

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